PRIVATLIVSPOLITIK

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

 

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
• Behandling efter lovkrav ved ansøgning om medlemstilskud. Disse oplysninger gives ikke videre til kommunen, men opbevares som dokumentation i tilfælde af revision af tilskud er givet korrekt. Oplysningerne slettes senest 3 år efter dit medlemskab af Tinglev Idrætsforening ophører. Gennemføres af databehandler i henhold til databehandleraftale.
• Behandling med samtykke, eksempelvis ved muligheden for at lægge foto på hjemmesiden samt indhentning af Børneattest for trænere af børn og unge.

 

Formålene:

• Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
• At du indplaceres korrekt på hold samt ved tilmelding til stævner, her med henblik på alder og køn.
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven ved ansøgning om tilskud fra kommunen.
• Administration af din relation til os

 

• Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen.
• At interesserede kan komme i kontakt med Tinglev Idrætsforening.
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
• Opfyldelse af lovkrav, primært Børneattest for trænere.
• Udbetaling af eventuel løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
• Administration af din relation til os.

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af din idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter, som er tilgået af det hold du er tilknyttet.
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, DBU, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer anvender vi ikke. Oplysninger til eksempelvis DBU, er oplysninger som du selv indberetter i nødvendigt omfang.
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen på maksimalt 3 år. Ved konkret henvendelse kan du få disse oplysninger slettet inden.
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene. Stadig kun almindelige kontaktoplysninger.

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Ved indmeldelse i Tinglev Idrætsforening, skal du give samtykke til at foreningen må lægge følgende foto typer på vores hjemmeside samt de lukkede facebookgrupper, som trænere kan oprette.

• Situationsbilleder af træning.
• Situationsbilleder af kampe.
• Situationsbilleder af stævner.
• Situationsbilleder fra opvisninger.

Såfremt du ikke ønsker at give tilladelse til denne type fotos, kan vi ikke optage dig som medlem af Tinglev Idrætsforening.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, gælder at det er en forælder, som afgiver oplysningerne. Vores udgangspunkt gælder alle børn og unge op til 15 år.

For unge over 15 år, foretager vi en vurdering af, om den unge selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Dette stopper selvfølgelig automatisk for alle der er fyldt 18 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke, men vi ønsker stadig at det går gennem en forælder. Forældre skal uanset inviteres med i oprettede lukkede grupper på sociale medier, hvilket fremgår af ”Facebook politik for TIF”.

 

Videregivelse af nogle af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring eller lignende.  

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Af administrative årsager, har Tinglev Idrætsforening ikke lønnede ledere eller trænere. Der udbetales udelukkende i forhold til gældende skattelovgivning under skattefri grænse.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data, som beskrevet i denne Privatlivspolitik.
• Retten til indsigt i egne personoplysninger, så du kan konstatere, at vi ikke har data registreret, som du ikke er oplyst om gennem denne Privatlivspolitik.
• Retten til berigtigelse, særligt med henblik på at konstatere, at vi har de korrekte oplysninger registreret.
• Retten til sletning af alle dine oplysninger. Kan kun udføres, ved samtidig udmeldelse af Tinglev Idrætsforening.
• Retten til begrænsning af behandling, gælder primært i de situationer, som kræver samtykke fra dig.
• Retten til udlevering af data i et almindeligt anvendt format, normalt pdf.fil.
• Retten til indsigelse over vores registreringer. Såfremt du ikke ønsker vi registrerer almindelige oplysninger om dig, kan du ikke fortsat være medlem af Tinglev Idrætsforening og du kan ikke få allerede indbetalt kontingent retur.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder under kontaktoplysninger til dataansvarlige. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen lige under dette afsnit i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores kommende websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom gennem din træner / hold / opslag på hjemmesiden. 

 

Revideret marts 2019.

 

Tinglev Idrætsforening

Formand

Torben Groos